Kako generirati račune i besplatno voditi računovodstvo na mreži

Kako generirati račune i besplatno voditi računovodstvo na mreži

Velike ili srednje tvrtke imaju sustav s programima naplate koji im pomažu da strogo drže račune i tekuće ili izvanredne troškove. Međutim, mali slobodnjaci obično se snalaze kako mogu. Ponekad evidentiraju svoje račune u Excel dokumentima. A u najgorem slučaju, oni mogu čak i fakture izrađivati ​​u jednostavnoj riječi . To, dugoročno gledano, završava problemom.

Prvo, jer svaki slobodnjak - bez obzira na to koliko je mali - mora imati iscrpnu kontrolu nad svojim financijama. Pazite da su sve vaše fakture u redu, da su zadržani iznosi pravilno izračunati i da na kraju primite i platite uplate od dobavljača na vrijeme .

Na internetu postoji bezbroj prijedloga, kako za softver, tako i za internetske usluge, za upravljanje naplatom. Međutim, većina nam nudi besplatno probno vrijeme, a zatim prelaze na plaćenu uslugu , što mnogim slobodnjacima nije uvijek lako pretpostaviti.

Bez obzira na vašu situaciju, ako razmišljate o organizaciji računa i kontroliranju svojih troškova, danas želimo preporučiti alat koji smo testirali. A to čini čuda za nas. Također je besplatan i ne uključuje probno razdoblje ili ograničenje njegovih značajki.

Selfconta, besplatni sustav za zadržavanje naplate

Selfconta, besplatni sustav za zadržavanje naplate

Isprobali smo i pretražili puno alata, ali ovo je jedan od onih koji su nas najviše uvjerili. Zapravo već vršimo naplatu putem Selfconte. Tako se zove ovaj sustav.

Intuitivan je, jednostavan za upotrebu i uključuje vrlo slične kućne poruke i upute. Ovo nije protiv vas, već upravo suprotno. I čini da, jednom zauvijek, zadatak izrade računa nije muka . Pogotovo ako je ovo ono što vam se najmanje sviđa u vašem poslu. Jer u slučaju samozaposlenih morate sve pretpostaviti!

Ali počnite koristiti Selfcontu odmah. Sve što trebate je pristupiti ovoj stranici i registrirati se. Kliknite na Prijavite se besplatno! i unesite svoju adresu e-pošte i lozinku. Stvaranjem računa počet ćete imati pristup ovom alatu za naplatu. Također će biti potrebno uključiti vaše podatke kao slobodnjaka ili tvrtku , jer se oni moraju nalaziti na svim vašim fakturama.

Kada ste unutra, preporučujemo da adresu //mispapeles.es/login.php spremite u svoje favorite. Odavde ćete imati izravan pristup naplati u bilo kojem trenutku.

Kako započeti izradu računa 

Kako započeti izradu računa

Kad uđete unutra, vidjet ćete da nemate prihoda ili troškova za početak. Normalno je, još niste pušteni! Da biste stvorili prvu fakturu, kliknite Dohodak (prva opcija na gornjoj traci). Jednostavno kliknite gumb Stvori.

stvoriti račun

Otvorit će se prazna stranica i morat ćete unijeti prve podatke . Ovo uključuje:

  • Ime kupca
  • Korisnički ID / CIF
  • Datum (ako ga ručno ne izmijenite, pojavit će se današnji datum)
  • Broj fakture (jedan će se dodijeliti uzastopno)

stvoriti klijenta

Dodajte podatke o kupcu

Ako je klijent novi, morat ćete unijeti sve njegove cjelovite podatke. U tom će se slučaju automatski aktivirati prozor i ovdje možete umetnuti ime i poštanski broj. Ako je kupac identificiran unutar Selfconte , najvjerojatnije će se drugi podaci dodati automatski. To se može dogoditi u slučajevima velikih tvrtki ili koje su već prepoznali drugi korisnici Selfconte.

Ako vam sustav ne olakšava stvari, morat ćete dodati taj DNI / CIF i neobavezne podatke (država, pokrajina, grad, adresa, kontakt osoba, telefon i e-pošta). Ako unesete adresu e-pošte, Selfconta će biti zadužena za slanje računa izravno klijentu (sve dok ste dali ovu narudžbu).

stvarati pojmove

Dodajte koncepte na fakturu

Nastavimo sada s konceptima, središnjim dijelom računa. Ovdje moraju biti navedene usluge ili proizvodi koje ste ponudili svom klijentu i za koje ćete dobiti odgovarajuću uplatu. U prvom okviru morate odabrati jeste li izvršili prodaju robe, jeste li pružili uslugu ili je to prihod od najma. Iako biste trebali znati da ovdje možete generirati proizvod ili uslugu koji više volite. Imate apsolutnu slobodu da ga prilagodite svojim potrebama i potrebama svoje tvrtke.

Dalje, morat ćete otkucati opis proizvoda ili usluge , količinu, jediničnu cijenu i ako želite primijeniti popust. Na kraju ovog istog retka vidjet ćete da postoje dva okvira za porez. Prva je za PDV (odabir primjenjive stope, bilo 20, 10, 4 ili 0%), a druga za zadržavanje poreza na dohodak (1%, 2%, 5%, 7%, 15%, 19% i 24%).

Imajte na umu da se oni moraju primijeniti za svaki od koncepata, a ne na kraju, kao što se to obično radi u mnogim računima. Pogledajte ovo dobro, jer ako to ne shvatite, možete to zaboraviti i na kraju generirati pogrešnu fakturu.

Sustav će automatski izračunati postotke. Kao i zbrajanje i oduzimanje svih potrebnih količina . Ono što ćete dobiti na kraju bit će cjelovita faktura, bez pogrešaka i sa svim primijenjenim izračunima.

oblik plaćanja račun

Uključite informacije o sustavu prikupljanja

Na dnu računa morat ćete navesti način plaćanja . Ovdje imate različite mogućnosti (ček, gotovina, kredit, povrat depozita, mjenica, PayPal, izravno terećenje, doznaka u banci, kreditna kartica i bankovni prijenos). Ovisno o odabranoj opciji, bit će potrebno navesti bankovni račun.

Kad završite, kliknite Spremi ili Spremi i izađi ako želite dobiti drugu fakturu ili zatvoriti program naplate. Unutar ovog istog odjeljka imate mogućnost slanja računa kupcu (putem e-pošte) ili ispisa na papiru ili za generiranje PDF dokumenta.

Kako stvoriti račune koji se ponavljaju

Selfconta uključuje različite mogućnosti kako bi ovaj sustav naplate postao osobniji i praktičniji. Jedan od najvažnijih je onaj koji se naziva Ponavljajući računi . Ako kupcu uvijek ponudite istu uslugu i plaćate mjesečnu uslugu, možete aktivirati ovu opciju.

Ovo je značajka koja vam omogućuje da mjesečno šaljete račune koji se ponavljaju. Na taj način, na primjer, ako mjesečno fakturirate 300 eura za određenu uslugu , neće biti potrebno da račun iz mjeseca u mjesec generirate ručno. Selfconta će se pobrinuti za to sa svim podacima koje ste unijeli.

Uz to, morat ćete dodati korisnikovu e-adresu kako bi je sustav mogao automatski poslati. A s tim se čak i ne morate nositi. Da biste aktivirali ovu opciju, pristupite jednoj od generiranih faktura i pomaknite se na dno. Jednom ovdje označite opciju Ponavljaj ponavljanje . Ne morate raditi ništa drugo.

Ako želite vidjeti koji su vaši redoviti računi, jednostavno idite na opciju Prihod> Tekući računi . Odavde ćete moći izvršiti sve korake koje smatrate potrebnim u vezi s ovom vrstom fakture.

Prilagodite račune

Prilagodite račune

Ako želite, Selfconta će vam ponuditi i mogućnost prilagodbe računa. Na taj ih način možete prilagoditi svojim željama (estetskim) i odabrati kombinacije boja koje vam se najviše sviđaju. Da biste to učinili, kliknite gumb Postavke (to je zupčanik u gornjem desnom kutu) i odaberite Dizajn fakture .

Ovdje možete pristupiti  različitim dizajnom , prenijeti svoj logotip, odabrati kombinaciju dvije boje i dvije vrste slova, jednu za naslove i jednu za tekst. Na kraju ćete također moći odabrati želite li dodati okvire za neobavezne podatke (naslov, distribucija zbirke, bilješke, postotak popusta, postotak zadržavanja i telefon). Kada završite, kliknite gumb Spremi.

Kako kontrolirati svoje troškove 

Kako kontrolirati svoje troškove, napraviti proračune i dostavnice

Ako želite, ovaj alat možete koristiti samo za kontrolu računa . Pogotovo ako već imate pomoć menadžera. Ali ako to nije slučaj i ako želite zadržati potpunu kontrolu nad svojim financijama kao slobodnjak, imate mogućnost dodavanja troškova u sustav. Postupak je potpuno isti kao i za registraciju računa.

Samo u ovom slučaju morat ćete kliknuti odjeljak Troškovi. Pritisnite gumb Stvori da biste dodali novi trošak i odaberite davatelja usluge. Možete ga unijeti na isti način na koji ste generirali kupca. I ponovite onoliko puta koliko je potrebno.

S druge strane, trebate imati na umu da će unutar vaših administrativnih i upravljačkih zadataka biti i priprema proračuna i dostavnica . To je opcija koju ćete pronaći u odjeljku Više. Odavde možete stvoriti sve ove dokumente i održavati ih u redu.

Uz to možete preuzeti i izvješća kako biste kontrolirali svoje troškove u riznici . Možete ih preuzeti u Excel formatu, da biste kasnije upravljali prema vašim potrebama.

grafikon troškova

Na grafikonu pogledajte svoje prihode i troškove

Stvari uvijek izgledaju bolje ako su na grafikonu. A isto će se dogoditi s vašim prihodima i vašim troškovima. Čim pristupite ovom alatu, vidjet ćete sažetak svih svojih financijskih podataka (naravno pod uvjetom da ste ih unijeli). Tako na prvi pogled možete provjeriti sljedeće:

  • Koliko ste naplatili?
  • Koliko su vam dužni?
  • Koliko ste zaradili?
  • Koliko ćete platiti PDV?

To će vam vrlo dobro poslužiti da izbjegnete iznenađenja kada je riječ o plaćanju tromjesečnih poreza. I moći ćete dobiti vrlo približnu ideju - da ne kažem tačno - novca koji morate uštedjeti ili njime upravljati. Na vrhu zaslona, ​​odmah iznad grafikona, možete izvršiti odabir po mjesecima, tromjesečjima ili godinama .

ciljevi prihodi i rashodi

Ako želite, također možete navesti koji su vaši ciljevi, i u odjeljku prihoda i rashoda. Jednostavno morate kliknuti gumb Prilagodi . Prikazat će se stranica s prihodima i rashodima za cijelu godinu. Jednostavno unesite brojke za svaki od mjeseci i pritisnite gumb Spremi. Svaki put kada otvorite alat, možete provjeriti jeste li ispunili svoje ciljeve.