Procesor riječi Word jedan je od najčešće korištenih, bilo za PC ili Mac računala. Nije uvijek prikladno ostaviti dokument otvoren, tako da ga svatko može pročitati i izmijeniti tekst. Da bi se to izbjeglo, korisnik ga može zaštititi lozinkom . To je vrlo jednostavan i brz postupak koji se može izvršiti u vrijeme izrade dokumenta ili kasnije. Druga je mogućnost upotreba lozinke kako bi se spriječilo da drugi korisnici mijenjaju format dokumenta ; na taj način može proći kroz nekoliko ruku bez da mu se izgled promijeni.
Prije nego što započnemo, nekoliko općih upozorenja. Nužno je zapamtiti lozinku , jer ako je zaboravite, neće je biti moguće oporaviti. Sustav koristi lozinke od osam ili više znakova; zapravo se preporučuje rad s izrazima od četrnaest znakova ili više. Također je dobra ideja kombinirati brojeve, simbole te velika i mala slova u istoj lozinci. Evo kako zaštititi dokument lozinkom u programu Microsoft Word 2007 .
Da biste postavili lozinku za dokument pomoću programa Word 2007 , prvo je otvoriti je. Drugo, morate kliknuti kružni gumb Microsoft Office koji se nalazi u gornjem lijevom kutu i kliknuti na Spremi kao . U skočnom prozoru odaberite Alati, a zatim Opće mogućnosti . Dvije su mogućnosti: Otvori lozinku (za otvaranje dokumenta) i Napiši lozinku(za spremanje promjena u dokumentu). Otvorena lozinka je najsigurnija jer koristi naprednu enkripciju. S druge strane, lozinka za pisanje dizajnirana je tako da možete surađivati s recenzentima sadržaja u pripremi dokumenta; samo oni koji imaju dozvolu moći će spremiti izmjene. Korisnik može dodijeliti obje lozinke istom dokumentu; idealno je da su različiti. Možete potvrditi potvrdni okvir Preporučeno samo za čitanje kako biste spriječili preglednike sadržaja da slučajno ne mijenjaju datoteku. Tada morate kliknuti U redu . Nakon toga morat ćete ponovno upisati lozinke da biste ih potvrdili i kliknuti U redu . Zatim kliknite Spremi. Da zaključimo, sustav pita želi li korisnik zamijeniti postojeći dokument, a potrebno je kliknuti Da .
S druge strane, moguće je ograničiti promjene formata . Da biste to učinili, odaberite karticu Pregled i u grupi Zaštitite dokumente (s desne strane vrha) odaberite opciju Ograniči oblikovanje i uređivanje . U odjeljku Oblikovanje ograničenja u oknu zadataka odaberite Zaštiti dokument i označite okvir Ograniči formatiranje na odabir stilova. Zatim kliknite Postavke da biste odredili stilove koje drugi korisnici mogu promijeniti ili primijeniti. Unutar Stilova potrebno je osigurati da potvrdni okvirOgraničite oblikovanje na odabir stila . Zatim morate aktivirati potvrdne okvire pored svakog od stilova koje želite dopustiti u dokumentu. Unutar Format morate također aktivirati postojeće potvrdne okvire pored željenih vrsta formata. Zatim kliknite U redu .
Može se dogoditi da se pojavi poruka koja upozorava da dokument može sadržavati nepodržane vrste ili stilove oblikovanja. U tom slučaju postoje dvije mogućnosti. Prvo je da kliknete Da da biste uklonili nepodržane stilove i formate. Drugi je da kliknete Ne da biste ih zadržali; To znači da ih drugi korisnici neće moći koristiti kada uređuju dokument.
Sljedeći je korak ući u odjeljak Započni primjenu i kliknuti opciju Da, primijeni zaštitu . Da biste dodijelili lozinku koja sprječava uklanjanje zaštite, morate je unijeti u okvir Unesi novu lozinku, a zatim je potvrditi.