Outlook je jedan od najpopularnijih alata za e-poštu . Ovaj program koristimo već dugi niz godina za upravljanje našom e-poštom. Nije iznenađujuće što je to učinkovit sustav, opremljen nebrojenim alatima koji nam puno pomažu u organizaciji.
Osim toga što Outlook radi kao pladanj za našu e-poštu, Outlook također funkcionira kao dnevni red i omogućuje nam konfiguriranje upozorenja za bilo koji događaj ili zadatak . Danas smo krenuli odgovoriti na 20 praktičnih pitanja iz programa Outlook. Nadamo se da će vam biti korisni.
1. Mogu li koristiti tipkovne prečace?
Naravno. Ovo je jedna od najpraktičnijih funkcija koju imaju svi programi u paketu Microsoft Office. Ako naučite ove tipkovne prečace, brže možete upravljati poštom . Najkorištenije su sljedeće:
- Alt + S : Pošaljite e-poštu
- Ctrl + R : Odgovorite na e-poruku
- Ctrl + M : slanje i primanje e-pošte
- Alt + W : Idite na sljedeću e-poštu ili se prebacite na prikaz tjednog kalendara
- Alt + R : Odgovori svima ili se prebaci na tjedni prikaz radnog kalendara
- Ctrl + G : Otvorite okvir "Idi na datum" da biste prešli na dan koji želimo u kalendaru
2. Je li moguće automatskim brisanjem poruka koje me ne zanimaju?
Da. I to je dobar način za brže upravljanje porukama. Sve što trebate je stvoriti pravilo. Na primjer, ako ste zainteresirani za brisanje poruka od određenog pošiljatelja, samo trebate učiniti sljedeće: desnom tipkom miša kliknite poruku i zatim odaberite Create Rule. Označite opciju Delete i navedite pošiljatelja . Kad završite, ne zaboravite kliknuti na Stvori pravilo ili U redu.
3. Je li moguće stvoriti jedan ili više potpisa za e-poštu?
Naravno. To je jedna od najklasičnijih funkcija programa Outlook. Ako želite stvoriti potpis ili različite potpise za svoje e-adrese, morate učiniti sljedeće: napisati novu e-poštu i otvoriti novu poruku. Kliknite gumb Potpis da biste ga konfigurirali: imate mogućnost dodati koliko god želite.
Kad ga želite dodati u e-poštu, jednostavno ga morate kliknuti kako bi se automatski umetnuo . Ponovite isti postupak za sve potpise koje trebate uključiti.
4. Kako mogu uštedjeti vrijeme pisanja poruke?
Postoji funkcija koja nam omogućuje umetanje određenih brzih elemenata u tekst. To mogu biti fraze ili fragmenti koje često pišete. Da biste ih automatski dodali u e-poštu, odaberite tekst i kliknite Brze stavke> Umetni . Unesite ime. Možete ih umetnuti kad god želite i nećete ih morati prepisivati.
5. Kako umetnuti sliku u poštu?
Ako želite umetnuti sliku u e-poštu tako da se prikazuje s tekstom koji ste dodali, također vam je lako. Umjesto da dodate privitak, kliknite izbornik Umetanje> Slika ili Clipart. Slika će se zalijepiti izravno u tijelo poruke i možete je uređivati i mijenjati joj veličinu kako želite.
6. Kako izvršiti učinkovitija pretraživanja?
Možda često tražite istu stvar. Na primjer, e-poruke koje vam Marta šalje. Da biste ta pretraživanja učinili učinkovitijima, možete postaviti mapu za pretraživanje. Stvorite novu mapu za pretraživanje , birajući između različitih zadanih opcija (određene osobe, važne e-adrese ...) i konfigurirajući prilagođeno pretraživanje.
Da biste brže pronašli poruke, možete se poslužiti i filtrima. Unutar opcije Filtriraj e-poštu možete odabrati karticu Početna i odabrati koju vrstu e-pošte želite vidjeti: nepročitane, odaberite kategorije, s privitcima ili one primljene ovog tjedna.
7. Mogu li bolje organizirati poštu?
Postoji odjeljak iz kojeg možete stvoriti pravila. To znači da ako želite, možete izvršiti različite automatske radnje na svojoj e-pošti. A ovo će vam olakšati stvari. Jednostavno kliknite gumb izbornika Pravila i upozorenja .
Odaberite Novo pravilo da biste konfigurirali opciju koju smatrate . Vidjet ćete da možete označavati poruke određene osobe radi praćenja, premještati poruke u određene mape ili reproducirati određene zvukove kada od nekoga primate e-poštu. Opcije su vrlo široke i u potpunosti podesive.
8. Što ako želim poslati poruku bez prikazivanja primatelja?
To je vrlo jednostavna gesta, ali mnogi je zaboravljaju. A to se događa vrlo često. Ako želite slati poruke bez prikazivanja primatelja, sve što trebate učiniti u programu Outlook je dodati sve primatelje u okvir Bcc umjesto CC. Na ovaj način nitko neće vidjeti tko je još primio poruku.
9. Može li se zakazati slanje e-pošte u određeno vrijeme?
Zakazivanje poruke e-pošte prilično je jednostavno. Unutar dotične poruke pristupite gumbu Odgoda isporuke. Odavde možete odabrati u koje vrijeme želite poslati poruku i mnoge druge opcije. Na taj način možete dostaviti svoju poruku u vrijeme koje želite.
10. Kako konfigurirati automatski odgovor?
Vrijeme je godišnjeg odmora, pa morate postaviti klasične poruke s automatskim odgovorom. Vrlo su korisni kako bi upozorili naše kontakte da tijekom određenih dana nećemo biti dostupni. Da biste ga postavili, odaberite Datoteka> Automatski odgovori> Pošalji automatske odgovore.
Možete postaviti određeni interval za automatsko slanje ovih poruka. Iako odgovore možete onemogućiti i ručno. U prostor unutar moje organizacije morat ćete napisati odgovor koji vas zanima i kliknuti U redu.
11. Imam li mogućnost dodavanja bilješki ili podsjetnika?
Naravno, već smo naznačili da je Outlook vrlo koristan alat za upravljanje e-poštom, ali i kao pomoćnik. Možete dodati bilješke klikom na sljedeći prečac Ctrl + Shift + N . Vidjet ćete da se odmah pojavljuje vrsta bilješke slične objavi koju možete objesiti u bilo kojem prostoru.
U principu ima žućkast ton, kao pravi post-its , ali ton možete modificirati bojom koju želite. Tada možete upravljati tim bilješkama kako vama odgovara.
12. Mogu li stvoriti popis distribucije?
Da, vrlo je praktična opcija izbjeći dodavanje istih pošiljatelja kao i uvijek na popis e-pošte ili distribucije. Unutar prostora imena odaberite ime svoje grupe kontakata.
Dalje, morat ćete odabrati različite članove. To možete učiniti iz knjige kontakata. Zatim spremite i zatvorite. Vaš popis za distribuciju već je stvoren i možete poslati uobičajene poruke koje želite .
13. Kako uštedjeti prostor?
Svakodnevna inertnost čini da se poruke akumuliraju mnogo puta. Unutar odjeljka Datoteka imat ćete različite mogućnosti, koje možete vidjeti klikom na gumb Alati za čišćenje. Ovdje ćete naći Čišćenje poštanskog sandučića, mapu Prazne izbrisane predmete i Arhiva . Redovito ih koristite kako biste sve održali u redu.
14. Mogu li koristiti Gmail u programu Outlook?
Odgovor je da. A dobro će doći ako radije koristite Outlook za organiziranje. Otvorite Gmail i kliknite odjeljak Postavke. Zatim na kartici Prosljeđivanje i POP / IMAP pošta odaberite opciju Omogući IMAP. Spremite promjene.
Dalje ćete morati pristupiti svojoj e-pošti i unijeti podatke koji odgovaraju računu. U nastavku imate podatke koji su vam potrebni. Pristupite Postavkama računa u Datoteci da biste ih unijeli i počeli uživati u Gmail e-pošti u programu Outlook.
15. Kako napraviti sigurnosnu kopiju svoje e-pošte?
Sigurnosne kopije su vitalne ako želimo sačuvati najvažnije e-adrese. Pogotovo ako ih koristimo za posao. Odaberite Datoteka> Otvori> Uvoz. Odaberite opciju Izvoz datoteke. Odaberite datoteku podataka programa Outlook (.pst) i kliknite Dalje.
Odaberite račun / mapu koju želite sigurnosno kopirati, odaberite mjesto za pohranu datoteke i kliknite U redu. Možete ga i zaštititi lozinkom.
16. Kako stvoriti predloške?
Otvorite novu poruku i napišite predložak koji želite. To bi trebao biti tekst koji često šaljete i koji u tom smislu nećete trebati ponavljati. Kada završite, odaberite File> Save As> Save As Type> Outlook Template . Unesite naziv predloška i spremite.
Da biste koristili predložak, u programu Outlook idite na Početna> Novo> Nove stavke> Više stavki i Odaberite obrazac . Taknite Look in> User predlošci u datotečnom sustavu. Vidjet ćete da se mapa predložaka otvara i da morate spasiti najprikladniju. Odaberite Otvori, dodajte primatelja i pošaljite.
17. Kako dnevni red učiniti vidljivijim?
Outlook kalendar je vrlo koristan, ali da biste mu pristupili, morate pretražiti. Zanimljiva je opcija preuzimanje ovog dodatka koji će vam omogućiti da raspored instalirate kao pozadinu računala . Na taj ćete način imati na umu sve svoje sastanke i zadatke. Zove se Outlook On Desktop i mora se preuzeti kao dodatak.
18. Mogu li grupirati poruke?
S Gmailom smo navikli vidjeti poruke grupirane po razgovorima. Pa, srećom u programu Outlook to možete učiniti i vi. Da biste grupirali svoje poruke, idite na karticu prikaz i odaberite opciju Prikaži kao razgovore. Iznutra možete "Organizirati po" i odabrati različite načine konfiguriranja e-pošte.
19. Mogu li konfigurirati različite poglede?
Naravno. Outlook će vam omogućiti da po želji konfigurirate prikaze pristigle pošte. Tako možete odlučiti želite li vidjeti pregled poruka, odlučiti ih ne otvarati ili odabrati desni, lijevi ili vodoravni vertikalni prikaz. Opcija je više, pa je za pristup testiranju konfiguracije koja najbolje odgovara vašem radnom ritmu najbolje pristupiti odjeljku Pogled.
20. Što ako želim primati obavijesti samo o najvažnijim porukama?
Ako ste dvoje koji dnevno primate desetke i desetke poruka, moglo bi biti zanimljivo konfigurirati opciju za primanje samo najvažnijih poruka. Idite na Datoteka> Pošta i idite na odjeljak Dolazak poruke. Preporučujemo da ovaj odjeljak konfigurirate tako da prima samo obavijesti o onome što vas zanima. Istodobno ćete imati mogućnost konfiguriranja načina na koji želite da budu upozorenja na radnoj površini.